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Combien de temps conserver les données des jeunes accompagnés ?
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Le RGPD interdit de conserver des données sans limite de durée. Pour l'accompagnement des mineurs et jeunes majeurs, la CNIL recommande de ne pas garder les données en base active au-delà de deux ans après le dernier contact, sauf texte contraire.
Un webinaire organisé par le cabinet Accens Avocats revient sur une obligation souvent négligée : toute structure qui traite des données personnelles doit fixer, pour chaque usage, une durée de conservation. Les intervenants décrivent le cycle de vie de la donnée : une « base active » pendant l’accompagnement, puis un archivage intermédiaire, réservé à quelques personnes habilitées, lorsque les données ne servent plus qu’à répondre à une obligation légale ou à se défendre en cas de litige, enfin la suppression ou, pour certains dossiers, le versement aux archives.
Pour les mineurs et jeunes majeurs, le repère vient du référentiel de la CNIL relatif à la protection de l’enfance et aux jeunes majeurs de moins de 21 ans : il est recommandé que les données traitées pour l’accompagnement social et médico-social ne soient pas conservées en base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne accompagnée ou de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier. Ce référentiel n’a pas de valeur contraignante : c’est une recommandation, dont une structure peut s’écarter si elle documente pourquoi. Le référentiel des durées de conservation dans le secteur social et médico-social, publié par la CNIL en novembre 2023, reprend ce repère et distingue les durées obligatoires, imposées par un texte, des durées seulement recommandées.
Côté obligations, le RGPD impose un registre des activités de traitement qui mentionne, « dans la mesure du possible », les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données (article 30). La dispense prévue pour les organisations de moins de 250 personnes ne joue pas lorsque le traitement n’est pas occasionnel ou porte sur des données de santé, ce qui est le cas du suivi d’un jeune accueilli.
Pour un lieu de vie et d’accueil, cela invite à inscrire dans le registre une durée pour chaque type de dossier, à prévoir qui peut encore consulter un dossier après le départ d’un jeune, et à caler ces choix avec le Département et, le cas échéant, avec les archives départementales. Selon les intervenants, ces choix doivent être documentés par écrit, pour pouvoir les justifier en cas de contrôle et les rendre opposables à toute l’équipe.